Pierwszy udział w targach branżowych, konferencji czy lokalnym evencie jest dla młodej firmy czymś więcej niż okazją do rozdania wizytówek.
To moment, w którym marka po raz pierwszy wychodzi z internetu i zaczyna funkcjonować w fizycznej przestrzeni. Stoisko, materiały drukowane i gadżety tworzą wspólnie wizerunek przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak, że początkująca firma powinna zamawiać kilkanaście rodzajów upominków. Znacznie ważniejszy jest przemyślany wybór kilku produktów, które rzeczywiście wspierają konkretny cel wydarzenia.
Zacznij od określenia roli gadżetów
Przed złożeniem zamówienia warto odpowiedzieć na proste pytanie: co ma się wydarzyć dzięki gadżetom? Innych materiałów potrzebuje firma chcąca przyciągnąć jak najwięcej osób do stoiska, a innych marka prowadząca kilkanaście wcześniej umówionych rozmów z potencjalnymi kontrahentami.
Na dużych targach dobrze sprawdzają się niedrogie produkty rozdawane większej liczbie uczestników. Podczas konferencji B2B można natomiast przygotować mniej upominków, ale postawić na wyższą jakość. Gadżet powinien być elementem procesu pozyskania kontaktu, a nie przypadkowym prezentem. Jeżeli po wydarzeniu odbiorca nadal korzysta z produktu z logo firmy, marka pozostaje w jego otoczeniu znacznie dłużej niż przez kilka minut rozmowy przy stoisku.
Jakie podstawowe gadżety warto przygotować?
Na pierwszy event najlepiej wybierać rzeczy proste, praktyczne i łatwe do transportowania. Nie trzeba od razu inwestować w kosztowną elektronikę czy rozbudowane zestawy prezentowe. Dobry pakiet startowy może obejmować:
- długopisy z logo – tanie, lekkie i przydatne praktycznie na każdej konferencji,
- notesy lub notatniki – szczególnie dobre podczas wydarzeń szkoleniowych i biznesowych,
- torby materiałowe – uczestnicy mogą wykorzystać je od razu do przenoszenia katalogów i innych materiałów,
- smycze – praktyczne zwłaszcza podczas konferencji wymagających identyfikatorów,
- kubki lub bidony – droższe, ale mające dużą wartość użytkową i długi czas ekspozycji marki,
- naklejki – niedrogi dodatek odpowiedni przede wszystkim dla marek kierowanych do młodszych odbiorców.
Najlepiej ograniczyć się do dwóch lub trzech rodzajów produktów i zamówić je w odpowiedniej liczbie. Jakość wykonania ma większe znaczenie niż liczba różnych gadżetów. Długopis, który przestaje pisać po jednym dniu, może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.
Widoczność stoiska jest równie ważna jak upominki
Gadżety zaczynają działać dopiero wtedy, gdy uczestnik podejdzie do przedstawicieli firmy. W zatłoczonej hali pierwszym zadaniem jest więc zwrócenie jego uwagi. Z tego powodu część budżetu warto przeznaczyć na elementy oznakowania.
Roll-up, lada reklamowa, ścianka czy duża flaga eventowa mogą sprawić, że nazwę i identyfikację wizualną marki będzie można zauważyć już z większej odległości. Szczególnie przydatne są materiały wielokrotnego użytku. Jeśli logo, kolory firmowe i główny komunikat nie zmieniają się, takie wyposażenie może obsłużyć wiele kolejnych targów, konferencji i imprez plenerowych.
Nie rozdawaj wszystkiego każdemu
Częstym błędem debiutujących wystawców jest ustawienie wszystkich gadżetów przy krawędzi stoiska. Produkty szybko znikają, często zabierane przez osoby, które nawet nie wiedzą, czym zajmuje się firma.
Lepszym rozwiązaniem jest podział materiałów na dwie grupy. Niedrogie długopisy, naklejki czy drobne gadżety mogą być dostępne szerzej. Bardziej wartościowe produkty warto wręczać po rozmowie, prezentacji oferty albo wymianie danych kontaktowych. Dzięki temu budżet promocyjny pracuje przede wszystkim na relacje z potencjalnymi klientami.
Ile gadżetów zamówić na pierwszy event?
Nie warto opierać zamówienia wyłącznie na całkowitej liczbie uczestników wydarzenia. Jeżeli konferencja ma 2000 gości, nie oznacza to, że firma potrzebuje 2000 zestawów. Trzeba uwzględnić lokalizację stoiska, liczbę wystawców, profil uczestników oraz przewidywaną liczbę rozmów.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie większego zapasu tanich materiałów oraz ograniczonej liczby bardziej wartościowych upominków. Po pierwszym wydarzeniu warto zapisać, ile produktów rzeczywiście rozdano. Takie dane pozwolą znacznie dokładniej zaplanować następne zamówienie.
Spójność jest ważniejsza niż rozmach
Pierwsze targi młodej firmy nie muszą przypominać wystawy największych korporacji. Znacznie lepsze wrażenie zrobi małe, ale estetyczne i konsekwentnie oznakowane stoisko niż duża liczba przypadkowych materiałów reklamowych. Gadżety, torby, wydruki i elementy ekspozycyjne powinny wykorzystywać te same kolory, logo oraz styl komunikacji.
Na początku najlepiej potraktować event jako test. Sprawdzić, które produkty wzbudzają zainteresowanie, które pozostają na stoisku oraz co uczestnicy faktycznie zabierają ze sobą. Dzięki temu kolejne wydarzenia można przygotowywać już na podstawie własnych doświadczeń, a nie przypuszczeń. Dobrze dobrany gadżet nie jest bowiem kosztem samym w sobie – staje się niewielkim, ale długotrwałym nośnikiem marki.
